Die COS GmbH aus Oberkirch, die sich mit der modular aufgebauten Fuhrpark- und Werkstattverwaltungs-Software COS-ware auf die Vorstellungen der Steinbach Spedition einließ. “COS-ware erfüllte von Anfang fast alle Anforderungen, aber Steinbach hatte dennoch einige Sonderwünsche,  wie zum Beispiel eine Sonderlösung ist das mobile Reifenmanagement. Das auf einem Tablet installierte Software-Modul ermöglicht die sofortige Eingabe der aktuellen Profiltiefen und Schäden, die beim wöchentlichen Flotten-Check festgestellt werden. Durch die speziell für Steinbach entwickelte Programmerweiterung entfällt das lästige Erfassen auf Papierlisten und das spätere manuelle Übertragen der Daten in COS-ware. Das spart Zeit, vermeidet Übertragungsfehler und bringt Steinbach einen Schritt weiter in Richtung der papierlosen Verwaltung.

Der Wunsch nach papierlosen Prozessen zieht sich bei Steinbach wie ein roter Faden durch die gesamte Unternehmensgruppe. “Ziel ist die durchgängige Digitalisierung der Verwaltung”, bekräftigt Micha Hofmann, Fuhrparkleiter und Prokurist, der diese Vorgabe im Werkstatt-Bereich schon weitgehend umgesetzt hat. So werden Werkstattaufträge hier seit kurzem nicht mehr ausgedruckt, sondern per “mobile Solution” auf das persönliche Tablet des beauftragten Mitarbeiters gesendet. Dieser bestätigt den Beginn und Abschluss der Arbeiten direkt am Bildschirm, so dass in COS-ware der exakte Zeitaufwand auftragsbezogen registriert und kundengerecht abgerechnet werden kann. Gleiches gilt für den Materialaufwand: Alle benötigten Teile und Betriebsmittel sind im Auftrag aufgeführt und werden vor der Lagerentnahme durch dem Mitarbeiter mit Hilfe der Fotofunktion des Tablets gescannt. Dafür wurden alle Fächer des Ersatzteilelagers mit Barcodes versehen. Auf diese Weise wird jede Teileentnahme in COS-ware verbucht und dem jeweiligen Auftrag zugeordnet. Sobald der Meldebestand eines Artikels erreicht wird, löst COS-ware automatisch die Nachbestellung aus. Bei Steinbach werden aber nicht nur die Werkstatt und das Ersatzteilelager, sondern auch der Fuhrpark über COS-ware verwaltet. Sämtliche Motorwagen, Anhänger, Sattelzugmaschinen, Auflieger und Mitnahmestapler wurden als Objekte angelegt, denen die tatsächlichen Kosten für Diesel, Betriebsmittel, Reparaturen oder Maut verursachungsgerecht zugeordnet werden können.

 

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